Module GED Qubes – Administration et utilisation des fonctionnalités de la GED Qubes

7 heures
Présentiel ou distanciel
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Objectifs pédagogiques de la formation

À l’issue de la formation, les stagiaires seront en mesure d’utiliser et d’administrer le module GED de l’application Qubes via l’exécutable et en intranet.

Pré-requis de la formation

Ce programme est adapté à un public large. Il permet de découvrir la GED Qubes puis d’approfondir ses connaissances en apprenant à utiliser les fonctionnalités avancées. Il faut connaitre les principes de base de la gestion documentaire pour suivre la formation dans les conditions optimales.

Moyens pédagogiques

Les participants auront à disposition le logiciel pour réaliser les exercices. Si la formation est réalisée à distance, des outils seront communiqués avant le démarrage du programme de formation.

  • Des exemples basés sur les problèmes concrets de l’entreprise seront choisis pour illustrer les applications du logiciel.
  • Un support de cours sera remis à la fin de la formation ou diffusé électroniquement aux participants.

Descriptif de la formation | Administrateur et utilisateur de la GED Qubes

JOUR 1 – Matin

Découvrir les bases de la GED Qubes

  • Comprendre les notions de type et d’arborescence de document
  • Savoir créer/mettre à jour des documents dans la GED Qubes
  • Comprendre et savoir gérer le cycle de vie d’un document

Evaluation : exercice de création + gestion du cycle de vie d’un document

  • Savoir trouver un document dans la GED à l’aide de la recherche multicritères

Evaluation : exercice de recherche de documents

1 heure

Connaître les bases de l’administration de la GED Qubes

  • Savoir créer un nouveau type de document
  • Savoir administrer les droits sur un répertoire

Evaluation : exercice de création d’un type de document de d’ajout de droits sur un répertoire

1 heure

Connaître les fonctions avancées de l’utilisation de la GED

  • Paramétrer les filtres d’affichage des documents
  • Classifier les documents et gérer les liens

Evaluation : exercice de déclaration de mots clefs, de champs de classification et de liens sur un document

  • Configurer des champs dynamiques, des liens hypertextes et les propriétés d’un document

Evaluation : exercice de travail sur les champs d’un document

  • Gérer les groupes de discussion, la diffusion et les instantanés

Evaluation : exercice de gestion d’un groupe de discussion, de diffusion papier et de prise d’un instantané sur un document

1 heure

JOUR 1 – Après-midi

Connaître les fonctions avancées d’administration de la GED

  • Administrer les mots clefs et les champs de classification

Evaluation : exercice d’administration des mots clefs et des champs de classification

  • Associer un mode opératoire sur document à un type de document

Evaluation : exercice de paramétrage d’un type de document

  • Réaliser des exports en masse de documents, paramétrer les messages automatiques

Evaluation : exercice d’export et de paramétrage des messages automatiques

1 heure 30 minutes

Utiliser l’application en mode intranet

  • Accéder à la GED en intranet
  • Rechercher un document en intranet
  • Créer un document, un dossier
  • Utiliser le cycle de vie d’un document en intranet
  • Convertir un document en PDF
  • Gérer les diffusions papier
  • Récupérer un document non sauvegardé

Evaluation : exercice de création d’un document et de gestion de son cycle de vie

2 heures 30 minutes

Profil des stagiaires

  • Personnes souhaitant utiliser et administrer la gestion documentaire Qubes.

Modalités de la formation

La formation sera organisée sous un délai de 8 semaines à réception du bon de commande.

La durée de la formation est fixée à 7 heures, réalisée comme suit :

  • en présentiel : 1 jour de formation : 9h00 – 12h30 / 13h30 – 17h00
  • en distanciel (en mode webmeeting) : nous consulter

Dispositif de suivi et appréciation des résultats

  • Une attestation de présence sera remplie lors des sessions de formation et une attestation de formation sera remise aux participants
  • Des exercices pendant la formation permettront d’évaluer l’atteinte des objectifs de la formation.

Nombre maximum de participants : 7 personnes

Prix : 645 €HT/personne

Accès au locaux de l’entreprise

Les locaux sont accessibles pour les personnes en situation de handicap.
Les personnes en situation de handicap peuvent nous faire part de leur besoin spécifique avant l’inscription via le formulaire de contact présent au bas de cette page.

Prochaines sessions :

1er semestre 2022 :

  • en présentiel : le 2 mars 2022
  • en distanciel (en mode webmeeting) : nous consulter

2ème semestre 2022 :

  • en présentiel : le 5 octobre 2022
  • en distanciel (en mode webmeeting) : nous consulter

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Module GED Qubes – Administration et utilisation des fonctionnalités de la GED Qubes