Descriptif de la formation | Administrateur et utilisateur de la GED Qubes

JOUR 1 – Matin

Découvrir les bases de la GED Qubes

• Comprendre les notions de type et d’arborescence de document
• Savoir créer/mettre à jour des documents dans la GED Qubes
• Comprendre et savoir gérer le cycle de vie d’un document

Evaluation : exercice de création + gestion du cycle de vie d’un document

• Savoir trouver un document dans la GED à l’aide de la recherche multicritères

Evaluation : exercice de recherche de documents

1 heure

Connaître les bases de l’administration de la GED Qubes

• Savoir créer un nouveau type de document
• Savoir administrer les droits sur un répertoire

Evaluation : exercice de création d’un type de document de d’ajout de droits sur un répertoire

1 heure

Connaître les fonctions avancées de l’utilisation de la GED

• Paramétrer les filtres d’affichage des documents
• Classifier les documents et gérer les liens

Evaluation : exercice de déclaration de mots clefs, de champs de classification et de liens sur un document

• Configurer des champs dynamiques, des liens hypertextes et les propriétés d’un document

Evaluation : exercice de travail sur les champs d’un document

• Gérer les groupes de discussion, la diffusion et les instantanés

Evaluation : exercice de gestion d’un groupe de discussion, de diffusion papier et de prise d’un instantané sur un document

1 heure

JOUR 1 – Après-midi

Connaître les fonctions avancées d’administration de la GED

• Administrer les mots clefs et les champs de classification

Evaluation : exercice d’administration des mots clefs et des champs de classification

• Associer un mode opératoire sur document à un type de document

Evaluation : exercice de paramétrage d’un type de document

• Réaliser des exports en masse de documents, paramétrer les messages automatiques

Evaluation : exercice d’export et de paramétrage des messages automatiques

1 heure 30 minutes

Utiliser l’application en mode intranet

• Accéder à la GED en intranet
• Rechercher un document en intranet
• Créer un document, un dossier
• Utiliser le cycle de vie d’un document en intranet
• Convertir un document en PDF
• Gérer les diffusions papier
• Récupérer un document non sauvegardé

Evaluation : exercice de création d’un document et de gestion de son cycle de vie

2 heures 30 minutes